Smidig forhåndssalg, masse nyttig kundedata og feilfri validering gjør en ettårig prøveperiode til en fireårig fornyelse med IAAF Diamond League-arrangør Bislett Games.
Årets IAAF Diamond League-arrangement i Oslo – som ble avholdt torsdag 13. juni og sendt til 163 land verden over – var det første året med TicketCo som arrangørens billettpartner.
Arrangementet ble utsolgt i rekordfart. Arrangøren var fortsatt nervøs for inngangen, og bekymret for køer på grunn av tidligere opplevelser på stadion midt i byen, omgitt av trikker og trafikk fra alle kanter.
Fornøyd sikkerhetssjef
Når mer enn 14 000 tilskuere går inn i det travle Bislett-området til fots en tidlig torsdag kveld, er risikoen for trafikkork stor.
De trengte ikke å bekymre seg.
«Jeg kan ikke huske at vi noen gang har opplevd noe så feilfritt som årets deltakelse de foregående årene. Forskjellen fra i fjor var enorm», sier sikkerhetssjefen ved IAAF Diamond League Bislett Games, Vegard Henriksen.
Sikkerhetssjef ved IAAF Diamond League Bislett Games 2019, Vegard Henriksen.
Ingen større problemer
Han var mer enn fornøyd med hvordan inngangen til årets arrangement ble gjennomført.
«Vi hadde ingen større problemer, verken på vår side eller blant billettinnehaverne. De få mindre utfordringene som oppsto under arrangementet ble håndtert der og da av de svært dyktige medarbeiderne på stedet.» TicketCo ansatte, legger han til.
Kapasiteten på årets Bislett Games var 14 200, og arrangementet var utsolgt på forhånd. Det var treporter, og portene ble betjent av totalt 14 håndholdte skannere – alle betjent av frivillige ansatte.
Høy hastighet ved portene
«I fjor hadde vi store problemer med billettvalideringen, og på et tidspunkt var køene utenfor stadion så lange at de blokkerte trafikken. For å løse dette måtte vi til slutt omgå hele skanneoperasjonen og bare late som om vi hadde gjort en skikkelig billettvalidering», innrømmer Henriksen.
«Etter å ha opplevd hvor smidig forhåndssalget vårt gikk» TicketCo , vi hadde store forhåpninger til årets innreise. Og jeg kan ærlig si at alle våre forhåpninger ble oppfylt. Hastigheten ved portene var høy, og det var ikke på noe tidspunkt køer utenfor forårsaket av oss, legger han til.
Bislett kl. 19:35, torsdag 13. juni. Ingen køer og ingen trafikkork.
Ett års prøveperiode
Årets TicketCo Tjenesten på Diamond League Bislett Games ble utført som en ettårig prøveperiode, slik at arrangøren kunne teste hvordan systemet fungerte før de forpliktet seg til en lengre periode. Det tok ikke lang tid før de bestemte seg for å fortsette samarbeidet.
«For to uker siden var jeg i Oslo sammen med et medlem av vårt kundesuksessteam for å sikre årets Bislett Games. Forrige uke var jeg tilbake og hadde gleden av å forhandle frem en fireårsavtale med denne fantastiske arrangøren. Vi er begeistret over å være en del av en av Europas viktigste elitekonkurranser i friidrett de neste fire årene», sier landssjef for TicketCo Norge, Dag Frode Algerøy.
Dag Frode Algeroy, landssjef, TicketCo Norge
En enkel avgjørelse å ta
Markedsføringssjef Anne Mette Undlien Haug i Bislett-alliansen er like fornøyd med å ha sikret seg billettene for de neste fire årene.
«Dette var en enkel avgjørelse for oss å ta etter en veldig positiv ettårs prøveperiode. Det var viktig for oss å prøve systemet selv før vi forpliktet oss til det.» TicketCo i flere år, selv om inntrykket vårt var godt helt siden vårt første møte. Vi ville oppleve at alt gikk som det skulle, og det gjorde det absolutt, hevder hun.
DU KAN OGSÅ LESE: Billettrushet til IAAF Diamond League i Oslo
Bedre innsikt
Under arrangementet fikk fru Undlien Haug et langt bedre innblikk enn tidligere år.
«Vi hadde tilgang til sanntidsrapporter, og kunne ikke bare se hvor mange deltakere som var inne på et gitt tidspunkt, men også hvem. Med tanke på våre gjestfrihetsforpliktelser overfor partnerne våre, var dette veldig nyttige data for oss å få tak i», sier hun.
«Vi har aldri hatt tilgang til denne typen data før, og vi ser at dette også vil være nyttig for oss for planleggingen av neste års arrangement», legger hun til.
5,5 sekunder per oppføring på det raskeste
Billettvalidering for IAAF Diamond League Bislett Games 2019, kvartal for kvartal.
Portene på Bislett åpnet klokken 17.00 den 13. juni, og i løpet av den første timen kom 3419 besøkende inn. Den travleste tiden i løpet av denne timen var de siste ti minuttene, og det travleste minuttet var mellom 17:53 og 17:54 – med 92 skannede billetter. Dette tilsvarer én inngang hvert niende sekund ved hver av de 14 skannerne.
Fra klokken 18.00 til 19.00 var det 5197 deltakere som deltok, etterfulgt av 5228 bidrag fra klokken 19.00 til 20.00. Toppen var mellom klokken 19.12 og 19.13, med 155 bidrag. Fordelt på de 14 skannerne tok det bare 5,5 sekunder for hver bidrag.
Klokken 20.00 hadde 13 844 av de 14 200 deltakerne kommet inn, og tempoet ved portene avtok naturlig nok. Likevel var det 333 deltakere som ble klarert mellom klokken 20.00 og 21.00, etterfulgt av 18 etternølere som ankom etter klokken 21.00. De to siste av disse ble klarert klokken 21.42.
Slik beregner du skannerbehovet ditt
Med forventet ankomsttid for deltakerne spredt over flere timer, skiller IAAF Golden League Bislett Games seg fra fotballkamper – der portene vanligvis åpnes en time før kampstart, og de fleste deltakerne møter opp i løpet av de siste 30 minuttene. «Når man arrangerer sportsarrangementer, er det flere ting å vurdere for å sikre smidig adgang for besøkende. Antall porter, antall skanneenheter og ferdighetene til de som betjener disse enhetene er de tre viktigste for å unngå køer og sikre smidig adgang», sier Dag Frode Algerøy. For å beregne hvordan man skalerer en fotballkamp med en forventet ankomst på 15 000 deltakere, bruker han følgende eksempel:
- 10 000 av disse vil dukke opp i løpet av de siste 30 minuttene før avspark
Dette tilsvarer 333 ankomster per minutt - Hvis den fysiske kapasiteten, som antall og bredde på porter, er tilstrekkelig, bør et antall på 30 håndholdte skannere være tilstrekkelig (så lenge disse betjenes av dyktige og opplærte ansatte).
- Dette tilsvarer 11,1 oppføringer per skanner per minutt, som igjen tilsvarer den høyeste valideringshastigheten ved IAAF Golden League Bislett Games.
«I tillegg til å ha riktig antall skannere og dyktig personale, husk at sikkerhetskontrollene alltid bør gjøres før billettvalideringen. Dette avlaster valideringspunktet, og det gjør det mulig for sikkerhetsteamet å instruere billettinnehaverne i hvordan de skal forberede seg til valideringen. Det er ikke selve skanningen som tar tid, men heller fomlingen med trykte eller digitale billetter når de skulle ha vært klare for validering», avslutter Algeroy.
Validering går feilfritt ved portene
.jpg)